5. Göstergelerini Belirle

Bir işe başlamadan önce, başarıya giden yolda görmeyi beklediğin rakamları hayal etmelisin.

İşe gitmek için sabahın köründe esneye esneye arabaya binip, kontağı çalıştırınca ön konsolda göstergeler yanar. Hızı, deviri, yakıtı, motorun sıcaklığı, yağ miktarı…

Çoğu zaman bu göstergeleri umursamayız. Gaza basar, nereye gitmek istiyorsak, oraya doğru ilerleriz.

İşin gerçeği şudur; o göstergeler olmadan hiçbir zaman istediğiniz yere zamanında varabilecek misiniz tahmin etmeniz mümkün değildir.

Bir işe giriştiysek de, ilk adım olarak, iş için koyduğumuz ana hedefe yaklaşıp, yaklaşmadığımızı gösteren performans kriterlerimizi belirlememiz gerekiyor.

Arabanın ön konsolundaki her göstergenin bir amacı vardır ama tek başlarına bize istediğimiz yere zamanında varıp varamayacağımızı söyleyemezler. Birden fazla gösterge bize ortaklaşa bir sinyal verirler.

• Hız göstergesi ve saat, zamanı iyi kullanıp kullanmadığımızı gösterir.
• Motor sıcaklığı ve devir sayısı ne kadar zorlandığımızı ve kapasitemizi
• Yakıt ve yağ ise sürekli azalan ve bittiğinde bizi yarı yolda bırakacak kadar önemli kaynaklarımızdır

Yönettiğimiz her iş için de önce kendimize büyük hedefi yani varmak istediğimiz yeri, sonra da arabadaki gibi bize ne durumda olduğumuzu gösteren bir konsola ihtiyacımız var.

İşte ecnebilerin KPI (Key Performance Indicators) dedikleri şey bu. Terimlerden gözünüz korkmasın. İşin özü performansı sayısal ve objektif olarak ölçmek ve herhangi bir “bence”ye mahal vermemek.

“Bu göstergeleri nasıl belirlerim“, “Hangisi kaç olmalı ki koştuğum hedefe uygun olduğunu bilmeliyim” gibi sorular aklından geçiyor olmalı. Karmaşıklaştırmaya hiç gerek yok. En basit adımla başla;

Adımlar

1. İlk önce, ulaşmak istediğin hedefi sayısallaştır. Çok para kazanmak ya da çok kişi kullansın diye bir hedef değil temennidir. Temenniyi takip edemezsin. Sayısallaştırmalısın. İlk aşamada hedefe iki boyut vermen yeterli; zaman ve miktar. Örneğin “1 yıl içinde 1 milyon dolar net kar“, ya da “Aralık ayına kadar 3 milyon yeni müşteri”
2. Hedefi parçalara böl. Örneğin 1 yıl içinde 1 milyon dolar kazanman için her ay ortalama 80-85bin dolar kazanmalısın. 0’dan başlayacağını düşünürsek, belirli bir oranla artan ciroların olmalı.
3. İlk ayın sonunda ulaşılabilir olan bir rakam belirle. Örneğin 20bin dolar. Yıl sonunda toplam 1 milyon dolar kazanabilmen için ortalama aylık artış oranın %25 olmalı. Her ay bir öncekinden %25 daha iyi sonuçlar almalısın. İşte elinde yapman gereken aylık ciro hedeflerin oluştu.
4. Şimdi her ay %25 artış sağlaman için ne yapman gerektiğini bulmaya çalış. Eğer mümkün gözükmüyorsa yıl sonundaki 1 milyon dolar hedefin gerçekçi değilmiş. Revize et ya da yaratıcı çözümler bulmaya çalış.
5. %25 daha fazla ciro için, ne kadar satış yapman gerektiğini, ne kadar harcaman gerektiğini, kaç kişiye tanıtım yapman gerektiğini çıkarmalısın.
6. Kaç kişiye tanıtım yapacağını bulmak için, her 1000 tanıtım sonrası yaptığın satış ortalamasını bulmalısın. Diyelim ki, 1000 kişiye tanıtım yaptığında 20 kişi satın alıyor. O halde satış dönüşüm oranın %2. Bir kişi satın aldığında 100 dolar kazanıyorsan. İlk ay 10bin kişiye tanıtım yapmalısın.
7. Şimdi tanıtım bütçeni, yani cebinde hazır olan paraya bakmalısın. 1000 kişiye tanıtım yapman için 1000 dolar harcıyorsan, ilk ay cebinde 10000 dolar olmalı. Varsa ne güzel. O halde her 1 dolar harcama yaptığında 2 dolar kazanıyorsun. Şimdi artık reklam performansının (Ad roi) kaç olması gerektiğini de biliyorsun; %200
8. Geriye dönüp baktığında hedefine ulaşman için 4 kritik performans göstergen var; Aylık ciro hedefleri, aylık artış oranı, satış dönüşüm oranı, reklam performansı.
9. Asıl yapman gereken artık burdan sonra başlıyor. Bu performans göstergelerini günlük, haftalık takip edip, belirlediğin seviyelerde kalıyor mu, kalmıyorsa neyi düzeltirsem bu göstergelerin performansı yükselir, giderleri mi kıssam vs vs düşünmeye başlamak.
10. Böylece hedefine koşmak için en önemli işleri seçmeye başladın bile. Göstergeleri günlük takip etmek seni odaklayacak ve verimliliğini arttıracak.

Gördüğün gibi gösterge oluşturmak ve takip etmek aslında bu kadar kolay. Ama aynı zamanda bir şirketi baştan aşağıya işleyen çarklara dönüştüren de bu basit şey.

Sen de kendi hedefini belirleyip, bölerek kendi önemli performans göstergelerini bulabilirsin.

Anahtar Sorular

1. Sen inanıyor musun? Göstergeleri belirlerken karşına çıkan rakamlar gerçekçi mi? Yoksa hayal mi? Örneğin, mevcut ad roi %20 ise, %200’lük hedef koymanın altı biraz boş gibi.
2. Yarı yolda geldin ve hedefinin gerçekçi olmadığını farkettiğinde ne yaparsın? Pek bir şey yapamazsın. O yüzden ilk önce iyi – kötü – orta senaryolar yani hedefler koymalısın. Bu hedeflerin hangisine ulaştığında ne olacağına, ne kararlar alacağına en baştan karar vermelisin.
3. Yalnız mısın? Sen göstergelerini koydun ve hedefine koşmak istiyorsun. Ama her şeyi kendin yapamazsın. Bu hedefi çalışanlarınla paylaşıp, onlardan kendilerini ilgilendiren göstergeleri daha performanslı hale getirmeleri için güdülemelisin. Bunun adı prim de olabilir evet.
4. Göstergelerini bu seviyede tutmak için yeterli enerjin, paran, motivasyonun var mı?
5. Her gün göstergelere bakıp incelemek 2-3 saatini mi alıyor? Çok fazla gösterge seçmişsin. Azalt. En optimumu 3-5 arası gösterge seçmek. Onun dışındakileri çalışanlarının takip etmesi için dağıtabilirsin. Sen en önemlilerine bak. Günde 15sn’den fazla zamanını alıyorsa ya raporlama problemin var, çöz. Ya da karmaşanın içinde boğulmak üzeresin.
6. Bazı çalışanlar bazı göstergeleri etkileyemediği için umursamıyor mu? Hedeflerine ulaşman için her çalışanın en yüksek performansta çalışması gerekiyor. O yüzden alakasız gibi gözüken her çalışan hedef için kritik olabilir. Onlara kendi işlerini en iyi yapmalarını ölçebileceğin göstergeler ver. Hatta o göstergeleri kendilerinin çıkarmasını da söyleyebilirsin.